Création et suppression de tâches

La possibilité de créer rapidement de nouvelles tâches et de nouvelles étapes clés (et de supprimer les éléments inutiles) est essentielle lorsque vous commencez à créer un projet et c’est précisément ce que vous offre la présentation Structure du projet.

Il existe plusieurs manières de créer de nouveaux éléments dans la structure :

• Sélectionnez un élément dans la structure de tâches, puis appuyez sur la touche Retour (ou la combinaison de touches Commande-Retour en fonction des options de clavier sélectionnées dans les préférences générales d’OmniPlan).
• Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d’outils.
• Cliquez en maintenant la touche Contrôle enfoncée et choisissez Ajouter > [type de tâche] dans le menu contextuel.

Il existe plusieurs moyens de supprimer une tâche, une étape clé ou un groupe :

• Sélectionnez un élément dans la structure, puis appuyez sur la touche Suppr.
• Sélectionnez l’élément, puis cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils.
• Sélectionnez l’élément, cliquez en maintenant la touche Contrôle enfoncée pour afficher le menu contextuel, puis choisissez Supprimer.

Colonnes Structure du projet

Vous pouvez personnaliser la structure dans la présentation Structure du projet afin d’afficher un ensemble de colonnes contenant des données spécifiquement liées à votre projet. Cliquez sur l’en-tête de la structure en maintenant la touche Contrôle enfoncée ou choisissez Présentation > Structure de tâches > Personnaliser les colonnes pour choisir les colonnes à afficher.

Les données contenues dans ces colonnes correspondent aux lignes de tâche dans la structure. Certaines valeurs de colonne (telles que Coût de la tâche) peuvent être modifiées directement dans la structure, tandis que d’autres (comme Coût total) sont calculées automatiquement. En général, les valeurs modifiables dans la structure correspondent aux champs modifiables dans l’inspecteur de tâches et l’inspecteur de ressources.

Utilisez les touches fléchées ou Tabulation et Maj-Tabulation (en fonction des options configurées dans les préférences d’OmniPlan) pour passer d’une cellule à l’autre.

Faites glisser les titres de colonne vers la gauche ou vers la droite pour réorganiser les colonnes.

Vous pouvez trier les éléments sélectionnés dans la structure (ou tous les éléments si rien n’est sélectionné) en vous servant des commandes Trier du menu Structure.

Les colonnes suivantes représentent des propriétés de tâche qui peuvent être incluses en vue d’être affichées dans la structure.

Violations

Cette colonne affiche une icône pour signaler toute tâche comprenant une violation. Cliquez sur cette icône pour afficher la fenêtre Violations et voir quel est le problème.

État

Cette colonne affiche des icônes de réveil pour les tâches qui ne sont pas encore terminées et dont l’échéance est proche (quelques jours) ou dépassée. Sachez que ces icônes ne seront pas affichées si votre projet possède une date de début indéterminée. Chaque couleur d’icône a une signification :

• Échéance proche (vert) : cette tâche est inachevée et arrivera à échéance dans les trois prochains jours ouvrés.
• Échéance (jaune) : cette tâche est inachevée et arrivera à échéance le prochain jour ouvré.
• Échéance passée (rouge) : cette tâche est inachevée et son échéance est passée.

Pièces jointes

Cliquez sur l’icône de pièce jointe sur la ligne sélectionnée pour afficher un menu des pièces jointes de l’élément ou pour créer un lien vers un fichier s’il n’y a pas encore de fichier lié. Les lignes comportant des liens vers des fichiers sont signalées par une icône de flèche même si elles ne sont pas sélectionnées.

Notes

Vous pouvez utiliser cette colonne pour saisir des informations supplémentaires sur un élément. Pour modifier la note de l’élément sélectionné, appuyez sur Commande-’, cliquez sur l’icône de note qui apparaît dans la colonne ou utilisez l’inspecteur de notes de données personnalisées.

Une fois qu’un élément possède une note, vous pouvez accéder au champ de la note ou en sortir en appuyant sur Commande-’ (ce qui permet de masquer la note lorsque vous avez fini de la modifier). Les lignes accompagnées de notes sont signalées par une icône de note même lorsqu’elles ne sont pas sélectionnées.

Vous pouvez appliquer un style de document au texte de la note à l’aide des options de l’onglet Avancé de l’inspecteur de styles ou personnaliser la note individuellement à l’aide du menu Format.

ID unique

L’identifiant unique est un nombre attribué à chaque tâche pour les identifier de manière non équivoque, même si leur nom ou leur position change dans la structure. Ce type d’identifiant est immuable et chaque tâche ou ressource que vous créez reçoit un nouveau numéro d’identifiant unique. Ces numéros s’avèrent utiles pour faire correspondre des éléments au cours de l’importation et de l’exportation de projets entre OmniPlan et d’autres applications.

Titre

Titre de la tâche, précédé d’un nombre représentant sa position hiérarchique dans la structure.

Titre hiérarchique

Titre de la tâche, précédé du titre de chaque tâche qui lui est supérieure dans la hiérarchie, chaque titre étant séparé des autres par un signe deux-points.

Durée

Durée de la tâche.

Effort

Quantité d’effort total nécessaire pour accomplir la tâche.

Effort réalisé

Quantité d’effort accompli sur la tâche.

Effort restant

Quantité d’effort restant pour accomplir la tâche.

Conditions préalables

Liste des tâches, représentées par des nombres, dont la tâche dépend d’une manière ou d’une autre (indiquée par le code de type de dépendance).

Dépendantes

Liste des tâches, représentées par des nombres, qui dépendent de cette tâche d’une manière ou d’une autre (indiquée par le code de type de dépendance).

Début

Moment correspondant au début réel de la tâche, déterminé automatiquement par le nivellement ou défini manuellement dans cette cellule ou dans l’inspecteur de programme de tâche.

Fin

Moment correspondant à la fin réelle de la tâche, déterminé automatiquement par le nivellement ou défini manuellement dans cette cellule ou dans l’inspecteur de programme de tâche.

Priorité

Vous pouvez appliquer manuellement une priorité à une tâche afin de contrôler l’ordre dans lequel les tâches sont nivelées. Au cours du nivellement, si deux tâches sont attribuées simultanément à une ressource, la tâche dont la priorité est la plus élevée (exprimée par une valeur positive élevée) peut utiliser la ressource en premier.

Terminé

Quantité de travail effectué sur une tâche, exprimée en pourcentage.

Attribuée

Liste des ressources attribuées à la tâche.

Débuter après

Permet de définir ou d’afficher la contrainte « Débuter après » de la tâche, le cas échéant. Identique à la contrainte Débuter au plus tôt le de l’inspecteur de programme de tâche.

Débuter avant

Permet de définir ou d’afficher la contrainte « Débuter avant » de la tâche, le cas échéant. Identique à la contrainte Début au plus tard le de l’inspecteur de programme de tâche.

Terminer après

Permet de définir ou d’afficher la contrainte « Terminer après » de la tâche, le cas échéant. Identique à la contrainte Terminer au plus tôt le de l’inspecteur de programme de tâche.

Terminer avant

Permet de définir ou d’afficher la contrainte « Terminer avant » de la tâche, le cas échéant. Identique à la contrainte Terminer au plus tard le de l’inspecteur de programme de tâche.

Coût de la tâche

Tout coût lié à l’accomplissement de la tâche, en dehors du coût des ressources attribuées à la tâche.

Coût des ressources

Coût des ressources attribuées à la tâche. Cette valeur ne peut pas être modifiée directement (vous devez modifier les coûts de la ressource individuelle ou modifier les attributions de ressources).

Coût total de la tâche

Somme du coût de la tâche et du coût des ressources.

Début planifié

Moment auquel la tâche doit commencer selon le programme de ligne de base.

Variance de début

Différence entre le début planifié et le début réel de la tâche.

Fin planifiée

Moment auquel la tâche doit se terminer selon le programme de ligne de base.

Variance de fin

Différence entre la fin planifiée et la fin réelle de la tâche.

Marge libre

Marge comprise entre une tâche individuelle et ses tâches suivantes. Cette valeur ne peut pas être modifiée directement.

Marge totale

La marge totale fait référence au temps qui peut s’écouler avant qu’une tâche individuelle n’ait un effet sur la durée du projet dans son ensemble. Cette valeur ne peut pas être modifiée directement.

Effort minimum estimé (Pro)

Quantité d’effort minimum que vous estimez nécessaire pour accomplir la tâche. Cette valeur peut être définie automatiquement à l’aide du bouton Simulations dans la barre d’outils. Elle fait partie, avec les deux valeurs suivantes, du calcul réalisé pour les simulations de Monte-Carlo.

Effort attendu estimé (Pro)

Quantité d’effort attendu selon vous pour accomplir la tâche. Par défaut, cette valeur est égale à l’effort réel réalisé pour accomplir la tâche.

Effort maximum estimé (Pro)

Quantité d’effort maximum que vous estimez nécessaire pour accomplir la tâche. Cette valeur peut être définie automatiquement à l’aide du bouton Simulations dans la barre d’outils.

Analyse de la valeur acquise (Pro)

OmniPlan 4 Pro propose plusieurs types de colonnes personnalisées particulièrement utiles pour contrôler et gérer le budget et l’évolution de votre projet. L’ensemble de ces colonnes constitue une implémentation complète de la technique AVA (analyse de la valeur acquise) de gestion de projet, également appelée gestion de la valeur acquise, ou GVA). Nous utiliserons l’expression « analyse de la valeur acquise » (ou AVA) dans l’application OmniPlan et tout au long de ce manuel.

Comme l’AVA est basée sur une comparaison de l’état réel de votre projet et de son plan initial, la première chose dont nous avons besoin, c’est d’une référence, ou ligne de base. Si vous n’avez pas encore défini de ligne de base, faites-le maintenant. Si vous voulez simuler un état du projet antérieur ou ultérieur, choisissez Projet > Définir la date de modification actuelle, puis saisissez la date souhaitée.

Avec une ligne de base définie, nous pouvons commencer à créer les attributs des tâches et des ressources nécessaires pour que l’AVA fournisse des résultats significatifs. Les valeurs originales et dérivées, représentées par la série de colonnes AVA, peuvent donner le vertige si elles sont considérées toutes en même temps. Nous allons donc les examiner en les séparant par groupes plus petits.

Nous allons commencer par activer quelques colonnes familières en veillant à ce qu’elles soient remplies avec des données pertinentes.

Dans la présentation de Gantt :

• Effort : toute tâche que vous créez requiert une certaine quantité d’efforts (cette colonne est donc plutôt simple à comprendre).
• Effort réalisé : l’AVA suit l’évolution du projet par rapport à la ligne de base ; il est donc important, pour calculer la valeur, d’actualiser la quantité de travail effectué sur les différentes tâches.

Présentation Ressources :

• Coût/heure ou Coût/usage : contrôler l’argent dépensé par rapport à l’effort accompli constitue l’un des autres éléments clés de l’AVA. Si vos travailleurs sont salariés, il faudra convertir leurs salaires en tarifs horaires à introduire à cet endroit.

Une fois ces valeurs définies, nous pouvons commencer à utiliser les colonnes de l’AVA. Le premier groupe de colonnes nous indique l’argent dépensé sur les tâches à ce moment-ci du projet et compare ces dépenses à notre budget initial.

Coût réel (CRTE)

Cette colonne est assez simple ; il s’agit du coût réel des travaux effectués à la date actuelle. En langage OmniPlan, cela représente la quantité d’efforts accomplis par des ressources affectées à une tâche multipliée par leurs coûts. Si un effort équivalent à deux journées de huit heures a été accompli et qu’une ressource contribue à hauteur de 100 % d’unités et d’efficacité pour un coût/heure de 50 €, sa contribution au coût réel est de 800 €.

Valeur acquise (CBTE)

La valeur acquise, ou coût budgétisé des tâches effectuées, constitue un autre calcul plutôt simple qui représente le budget planifié pour la quantité de travail effectué sur le projet à ce moment (« ce moment » correspondant à la ligne de base utilisée pour l’analyse). Cette valeur est déterminée au début du projet par les attributions d’efforts et le coût des ressources.

Indice de performance des coûts (IPC)

L’indice de performance des coûts s’obtient en divisant la valeur acquise de la tâche par son coût réel. C’est un moyen pratique de vérifier en un coup d’œil si la tâche dépasse ou respecte le budget : les valeurs supérieures à 1 sont inférieures au budget, tandis que les valeurs inférieures à 1 indiquent un dépassement de budget ; une valeur égale à 1 signifie que le budget du projet est respecté à la virgule près.

Variance des coûts et % de variance des coûts

La variance des coûts est une valeur concrète qui nous indique l’importance de l’écart (positif ou négatif) d’une tâche par rapport au budget. La colonne Variance des coûts est exprimée en montant monétaire par rapport à la valeur acquise, tandis que la colonne % de variance des coûts s’exprime (comme vous l’avez deviné) en pourcentage de la valeur acquise. Veuillez noter que ces colonnes sont vides lorsque le budget planifié et le budget réel concordent (indice de performance des coûts égal à 1).

Le groupe de colonnes AVA suivant décrit l’état du projet par rapport au programme planifié.

Valeur planifiée (CBTP)

La valeur planifiée, ou coût budgétisé des tâches planifiées, présente le coût attendu du travail accompli à ce jour tel qu’il a été planifié dans le programme initial du projet. Il est obtenu à partir des coûts planifiés des tâches et des ressources, ainsi que de la ligne de base et de la date d’édition choisie.

Indice de performance des programmes (IPP)

L’indice de performance des programmes s’obtient en divisant la valeur acquise par la valeur planifiée. À l’instar de l’indice de performance des coûts, il s’exprime par une valeur supérieure ou inférieure à 1 ; les valeurs supérieures à 1 représentent une avance par rapport au programme, tandis que les valeurs inférieures à 1 représentent un retard.

Variance des programmes et % de variance des programmes

La variance des programmes est la valeur qui nous indique concrètement notre degré d’avancement – ou de retard – par rapport au programme. Elle est obtenue en soustrayant la valeur planifiée de la valeur acquise pour aboutir à un montant monétaire représentant la différence entre ce que nous aurions dû payer pour les travaux accomplis à ce jour et ce que nous avons réellement payé. Le pourcentage de variance des programmes représente ce montant sous forme de pourcentage.

Le dernier groupe de colonnes AVA concerne la prévision du budget des tâches à leur accomplissement.

Estimation à l’accomplissement (EAA)

Cette valeur représente le coût final réel estimé de la tâche au fur et à mesure de la progression du travail. Avant le début du projet, l’EAA correspond au budget de la tâche (Budgétisé à l’accomplissement, ci-dessous). Au fur et à mesure de l’évolution du projet, les valeurs EAA et BAA peuvent diverger.

Budgétisé à l’accomplissement (BAA)

Le coût budgétisé à l’accomplissement correspond au coût budgétisé initial de tout le travail sur la tâche. En cas de retard par rapport au programme ou de surcoût dû aux matériaux, le coût réel (et par conséquent, le coût estimé à l’accomplissement) devient supérieur au coût BAA.

Variance à l’accomplissement (VAC)

Cette colonne représente la différence entre le coût (final) réel estimé à l’accomplissement et le coût (initial) budgétisé d’accomplissement de la tâche. Cette variance est exprimée en montants monétaires. Les valeurs VAC négatives indiquent un surcoût, tandis que les valeurs VAC positives représentent un surplus budgétaire.

Indice de performance d’accomplissement (IPA)

L’indice de performance d’accomplissement est quelque peu particulier parmi les colonnes AVA dans OmniPlan, car il indique l’état du budget et du programme de votre projet sous la forme d’une recommandation. L’IPA représente l’indice de performance des coûts (IPC, expliqué ci-dessus) que vous devez maintenir pour la tâche, à partir de votre date d’édition actuelle, afin de respecter le budget. Une valeur différente de 1 donne une indication de correction recommandée : une valeur supérieure à 1 signale qu’il est temps de se serrer la ceinture, tandis qu’une valeur inférieure à 1 indique qu’il existe encore une marge de fonds à dépenser.

Filtrage de la structure du projet

Lorsque vous voulez vous concentrer sur une partie précise de votre projet, vous pouvez afficher un sous-ensemble des tâches qui le composent en créant des filtres selon des critères spécifiques. Grâce aux filtres, vous pouvez entre autres vous concentrer sur les tâches qui ont été terminées la semaine passée, les tâches qui se trouvent plus de trois jours derrière la date cible de ligne de base ou, comme dans l’exemple ci-dessous, les tâches achevées à moins de 50 %.

Choisissez Présentation > Filtrer les tâches (Option-Commande-F) ou cliquez sur le bouton Filtrer dans la barre d’outils. Un écran de configuration de vos critères de filtrage est alors affiché. Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez en cliquant sur l’icône « + » à droite de la ligne de saisie, et filtrer les caractères eux-mêmes en maintenant la touche Option enfoncée et en cliquant sur le bouton Ajouter afin de créer des critères imbriqués dans la hiérarchie des filtres. Lorsque vous critères sont configurés comme vous le souhaitez, cliquez sur le menu déroulant Enregistrer le filtre pour enregistrer le filtre actuel ou restaurer un filtre enregistré précédemment. Vous pouvez aussi utiliser la commande de menu Présentation > Restaurer le filtre enregistré.

Lorsque votre filtre est défini, toutes les tâches répondant à vos critères restent dans la structure, tandis que le reste du projet est masqué. Vous pouvez travailler normalement sur le projet pendant que les tâches sont filtrées, mais seules les tâches visibles sont modifiables. Lorsque vous utilisez un filtre, la barre de filtre est affichée ; elle fournit des options permettant d’actualiser, de modifier ou de supprimer le filtre et indique le nombre de tâches masquées.

Lorsque vous avez terminé, choisissez Présentation > Supprimer le filtre ou cliquez de nouveau sur le bouton de la barre d’outils, afin que toutes vos tâches réapparaissent telles quelles.